Ce trebuie stiut la pornirea proiectului.
Munca depusa pentru proiect este prioritara, delegind totceea ce nu va este in responsabilitate, delegarea fiindefectuata in sedinte,intruniri, prin comunicari scrise sirevizuind planul proiectului impreuna cu echipa. Odata culansarea proiectului, va fi necesara elaborarea unei agende separate cu activitatile care nu se vor regasi in plan sau in lista de activitati.
Aceste activitati cerute includ:
-Activitatile de coordonare intre grupuri sifurnizori,managementul interfatei dintre beneficiari,furnizori,manageri si clienti implicati in proiect, in control.
-Monitorizarea progreselor proiectului,managerii trebuind sa compare pozitionarea relativa in timp,cost si activitati cu cea din planul de proiect. Aceasta se face intr-o maniera organizata, orice indepartari reale de buget sau activitatile planificate necesitind raportarea imediata, anomaniile afectind viabilitatea si succesul intregului proiect.
-Adaparea activitatilor proiectului,a bugetului si planului de activitati in scopul de a mentine proiectul conform planului.
-Evidenta progreselor proiectului si a schimbarilor/modificarilor si comunicarea acestora echipei de proiect. Calitatea si nivelul detaliilor raportarii ca si comunicarea trebuie sa fie consistente, fidele realitatii, corespunzatoare nivelului compartimentului echipei de proiect.
Vor fi necesare proceduri si politici.
Stabilirea unui mediu motivational
-Folositi exemplul,fiti un exemplu.Munca asidua de devreme.
-Adoptati o atitudine pozitiva.
-Respectati va liderii si staff ul,fara critici publice,respectati chiar daca aveti pareri contrare.
-Nu faceti promisiuni fara acoperire.
-Cereti sfatul echipei pentru rezolvarea problemelor.
-Oferiti fiecaruia atentia pe care o solicita.
-Oferiti insarcinari provocatoare, ci nu epuizatoare.
-Definiti cu claritate asteptarile inainte de inceperea proiectului.
-Constientizati membrii echipei de importanta efortului fiecaruia, de impactul si efectul asupra proiectului.
Nu se recomanda recompensele financiare, sunt contraproductive.
Nu neglijati de tensionare atmosferei, folositi glumele.
Nu strica utilizarea caricaturilor.
Copiati articole despre esecurile unor proiecte si difuzati le membrilor echipei.
Nu uita de pizza parties.
Intilnirile informale si cele personale dau oportunitateamembrilor echipei de a vorbi despre rolul lor in cadrulproiectului.
Activitatile administrative
-Cum veti delega sarcinile?'Cine va face ce anume?'
-Cum veti masura progresele proiectului? Cine va face actualizarile?
-Ce fel de informatie va fi folosita in evaluare? Cunoscute de toti.
-Ce standarde vor fi folosite pentru evaluarea rezultatelor proiectului? De stiut in avans.
-La cite intruniri de proiect se va participa? Specific,inscris.
-Cit de des se va actualiza planul de proiect? Cit de des va fi necesar, a nu se uita de datarea planului pentru mentinerea evidentei.
-Cum veti determina ce a fost cheltuit pentru proiect? Cum verificati cu acuratete aceste amanunte? Stabiliti inainte de lansarea proiectului cum veti obtine astfel de informatii, inainte si de cheltuirea primilor bani.
Stabiliti un management al documentelor de plata si al evidentei platilor.
-Cit de des se vor face raportarile si cui?Numarul, frecventa si detaliile raportarilor ca si procedurile vor depinde de cerintele manageriale.
Raportarile necesare-Echipa,participantii, managerii, beneficiarii trebuie sa fie informati, elaborindu-se un raport despre progresele curente, despre schimbarile activitatilor planificate, despre bugete.
Forme de raportare:
-Formular de raportare a actualizarii activitatilorplanificate.
-Formular de raportare a cererilor si furnizarii deechipament.
-Formular de raportare situationala.
Informatiile care vor fi trecute pe formulare:
-Activitati finalizate de la ultima raportare, cu dateleaferente.
-Activitati in progres, urmind a fi finalizate, cu datelepredictionate de finalizare.
-Activitati planificate spre finalizare cu datele la carese asteapta finalizarea.
-Cheltuielile din buget.
-Prioritati de focalizat.
-Recomandari pentru imbunatatirea proiectului sau pentrumodificarea lui.
-Intrebari sau chestiuni care solicita aprobari.
Fiecare raport are un scop:
-Cit de frecvent este elaborat raportul?
-Ce contine raportul?
-Cine e responsabil pentru producerea lui?
-Care vor fi efectele elaborarii raportului?
Inainte de redactarea unui raport se va evalua daca e ceamai buna cale de comunicare, daca nu se va alege acea calede comnicare care e mai buna.
Jurnalul proiectului
1.-mentine evidente si poate fi inspectat de toate partile.
2.-poate fi folosit pe viitor ca suport in derularea altor proiecte.
3.-un bun memorator pentru diferite situatii si evidente.
4.-poate ajuta la viitoare insarcinare, amintintind tot genul de experiente acumulate pe parcursul proiectului.
5.-trebuie actualizat metodic.
Mentine echipa de proiect informata
-expunerea unei diagrame retea a proiectului si expunerea reperelor.
-afisarea activitatile planificate care se infaptuiesc in mod curent.
-mostre care atesta progresele echipei.
-publicarea regulata a unei newsletter.
-construirea unui intranet pentru o mai buna comunicare.
De retinut:
-in fiecare proiect se regasesc proceduri de delegare, de urmarirea progreselor, de raportare situationala.
-munca de facut si comunicarea deschisa sunt initiate caproceduri operationale de catre managerul de proiect.
-Conducerea proiectului prin propriul exemplu si tinereaunui jurnal de proiect sunt necesare fiecarui projectmanager.
-leadershipul e mai important ca mersul hirtiilor.
-nu neglijati web ul.
No comments:
Post a Comment