monitor and control project work Schimbarea si Revizuirea Proiectului

Managementul Schimbarii este parte din Control, proiecteledeseori isi schimba directia, forma,dimensiunile, astfelmodiificindu-se bugetul, obectivele,planificatorul, planulde lucru,prioritatile,personalul, schimbari care vormodifica derularea proiectului.
Unele schimbari sunt direct sub controlul projectmanagerului. De exemplu, managerul de proiect poate scurtaun planificator deoarece insusirea procedurilor poate fimai rapida decit s-a prevazut in proiect si se poate trecela munca direct. Pe de alta parte daca ati activa inconstructii si ar ploua intr-una dintre zile, atunci se vaschimba agenda de activitati, vrind nevrind.
In ambele cazuri impactul schimbarii si ajustarea planuluide proiect se va face tinind cont de schimbare.

Flexibilitatea
Planul de proiect e un document viu elaborat/dimensionatpentru a fi schimbat/modificat, viata demonstrind ca liniadreapta nu e totdeauna cel mai scurt drum intre doua puncte.


Schimbarea si Revizuirea Proiectului colaboreaza strins,orice schimbare in proiect include si revizuiri de plan, realocari de resurse, delegari noi de competente si elaborari suplimentare de proceduri. Schimbarea proiectului, modificarile din cadrul acestuia apar cind apar si ideile benefice proiectului cit si problemele nedorite si nepredictionate. Aceste aspecte impun actualizarea corespunzatoare a planului de proiect, actualizareamijloacelor prin care se va realiza orice modificare incadrul proiectului telurilor, insarcinarilor, fluxului deactivitati, bugetului si personalului, toate fiind aprobate corespunzator de participantii la proiect(stakeholders). Pregatirea de schimbare, demodificare in cadrul proiectului este necesara, schimbarile apar cu siguranta, nu se pune problema lui 'daca' ciproblema lui 'cind'.

Regulile schimbarii
1.Cu cit proiectul va fi mai de durata cu atit mai frecvente vor aparea modificarile.
2.Proiectele fara structura de sustinere direct legata la politicile firmei vor intimpina cele mai dese modificari.
3.Project managerul va trebui sa negocieze, sa fie imputernicit sau sa aiba autoritatea de a efectua ajustarile corespunzatoare, de asemenea el are nevoie de aavea autoritatea de control, in abilitatea de control aproject managerului putind condamna proiectul.
4.Project managerul va implica participantii cheie in toate deciziile care implica schimbari de costuri, de termene delivrare sau de obiective de proiect.
5.Schimbarea este impusa de factorii externi ai proiectului ca si de planificarea redusa, fie ca e vorba delipsa de materiale sau echipamente, de complicatii legislative, de blocarea fortei de munca, de caderi ale proceselor sau de alte procese care pot bloca proiectul

Comunicati cu toata echipa. Managementul schimbarii impune pastrarea unui bun contact cu echipa de proiect, feedbackul echipei fiind necesar in vederea unei bune si cit mai complete imagini, informatii care in mod frecvent lipsescdin planul de schimbari.

Schimbarea si Conflictul
Orice actiune va determina si o critica pe masura.
Fiecare modificare e generatoare de conflict.
Schimbari tipice generatoare de conflict intern,dupa Sunny Baker:
-Realinierea prioritatilor. Uneori salvarea proiectului prin planificare atenta, negocieri abile si justificarea proiectului evita generarea de conflicte. Pierderea suportului participantilor va duce inevital la conflict,evitarea recomandatat e renuntarea la managementul acelui proiect.
-Restructurarea sau reorganizarea unei firme va face ca persoane cheie implicate in proiect sa nu mai poataparticipa, altfel ca primul pas va fi negocierea pentru a obtine pe cei necesari, dupa care se recomanda elaborarea unui plan de pregatire suplimentara a resursei umane.
-Reducerile masive de bugete va duce la reevaluarea planului bugetar al proiectului si consecintele trebuie cunoscute de toti participantii.
-Un competitor anunta lansarea unui produs similar, ceea ceva ameninta pozitia pe piata a produsului propriu,campaniile de marketing vor avea nevoie de bani.
-Echipa angajata in misiune imposibila nu va face decit sa ceara permanent resurse spre alocare.

Intelegerea si estimarea impactului schimbarilor. Toate depinde de modul in care este elaborat planul de proiect.Cu un plan bun disponibil, se poate imediat evalua impactul oricarei schimbari asupra proiectului dar mai ales asupra elementelor sale:buget,resurse, agenda de lucru.
La revizuirea planului veti constata totdeauna ca sunt 5componente care pot fi afectate si pot fi sub impactul schimbarii:
1.Obiectivele si specificatiile proiectului,analizindu-se rezultatele finale.
2.Echipa de proiect.
3.Bugetul alocat proiectului.
4.Resursele materiale si tehnice disponibile proiectului.
5.Timpul alocat finalizarii proiectului.

Echilibrarea proiectului-Poate avea loc la 3niveluri deautoritate, depinzind de severitatea schimbarii,modificarii:
-Echilibrarea proiectului prin ajustarea de mentinere incadrul acelorasi costuri, planificator si nivel de calitateurmarit.
-Echilibarea prin reevaluarea fezabilitatii proiectului,proiectul neputind atinge cele 3obiective de cost,planificare si calitate, conform monitorizarii fiind necesara reevaluarea.
-Echilibrarea prin restructurare, caracteristica activitatilor de intrerupere a proiectelor care disperseaza resurse vitale altor departamente din organizatie.

Pasii Evaluarii Schimbarii
Pasii Evaluarii Schimbarii necesari in vederea obtinerii impactului dorit:
-Stabiliti cum vor avea loc schimbarile inainte ca vreunasa aiba loc.Aceasta poate fi efectuata prin procedurile administrative ale proiectului.
-Definirea clara a asteptarilor de pe urma schimbarilor,trebuie stabilit cum va decurge schimbarea pentru a fi de succes.
-Cererile legate de schimbare trebuie tinute sub evidenta,ele sunt necesare pe viitor in analiza si o mai buna cunoastere.
-Schimbarile trebuie cuplate cu planul proiectului in vederea analizei impactului asupra bugetului, planificatorului si cerintelor de resurse. Niciodata nu efectuati modificari fara evaluarea prealabila a efectului acestora. E vitala informarea echipei de proiect permanent.
-Permanent cautati alternative, totdeuana exista mai multdecit o singura cale de rezolvare a problemelor, trebuie implicata si echipa de proiect iar daca e necesara derularea unor schimbari, aceasta se va face sub atentasupraveghere a unei echipe desemnate.
-Modificarile trebuie analizate, trecute in revista si incunostiintate participantilor.
-Modificarile aprobate se vor intreprinde ca si cum se vasolicita existenta unui plan nou de proiect.
-Dupa ce noul plan e aprobat informati membrii echipei de schimbarile aparute in insarcinari si datele limita,monitorizarea, rapoartarea si comunicarea avind un rol important.

Modificarile de baza
1.Reestimarea proiectului-verificarea suplimentara pentru a va asigura de validitatea datelor de proiect.
2.Implicarea suplimentara de participanti, necesara inspecial cind e nevoie de urgentarea lucrarilor.
3.Reducerea activitatilor, eliminarea unor activitati de pe lista, de recomandat a fi efectuat cu acordul participantilor.
4.Cresterea productivitatii prin folosirea expertilor 'inhouse'. O solutie buna pentru proiect, mai dificil va fiinsa firmei.
5.Utilizarea resurselor suplimentare exteriorare.
6.Folosirea overtime ului.
7.Predarea unor activitati beneficiarului.
8.Compresarea agendei/planificatorului, se reduce timpul pastrind ruta drumului critic pentru predarea la termen,costurile vor fi marite.
9.Ajustarea nivelului de profit conform cerintelor.
10.Ajustarea obiectivelor proiectului.

de retinut
!.Are schimbarea sens? E motivata de ceva?
2.Sunt corepunzatoare obectivele proiectului?Ce efect auasupra proiectului?
3.Schimbarile cresc sansele de esec?
4.Sunt analizate toate optiunile?

Schimbarile sunt naturale si de asteptat in fiecare proiect, dar efectuate printr-un plan vor face controlul mai facil.
Schimbarile nu aduc efecte negative, multe schimbari au motive bine intemeiate.
Efectul schimbarilor se simte in buget, agenda planificator si rezultate finale.
Schimbarile trebuie comunicate deschis membrilor echipei deproiect.