Planificarea Comunicarii de PROIECT -ManagementulComunicarii de Proiect/Communications

Planificarea Comunicarii de PROIECT -ManagementulComunicarii de Proiect/Communications planning implicaidentificarea nevoilor si mijloacelor de comunicarenecesare participantilor la proiect.Aceasta includedeterminarea acelor cerinte care vor fi comunicate, catrecine, cind, cu ce metode si cit de frecvent.

Whom do we communicate with- e importanta intelegereafaptului ca traseul de comunicare nu e unilateral. Intimpul perioadei timpurii de planificare aproiectuluui,echipa de proiect are posibilitatea de ainteractiona si cu alti participanti la proiect.Planificarea intilnirilor periodice a mai multor categoriide participanti la proiect va facilita comunicarea mai bunaa informatiilor, alegindu-se mai binemodalitatile,frecventa, felul informatiilor si perioadacind ele vor fi comunicate.

Cine are nevoie sa beneficieze de distribuirea informatiilor?
Sponsorul
Participantii interni din cadrul proiectului
Participantii externi din cadrul proiectului
Managementul
Project Managerul
Team Echipa de proiect
Managerii echipei de proiect
alti project manageri
alti participanti

Verificati permanent ca planificarea de comunicare tinecont de categoriile amintite mai sus.

Modelul de comunicare/Communication Model
Comunicarea efectiva
-nonverbala/non verbal-55% din comunicari sunt non verbale
-paralingvistica/paralingual-timbrul si tonul vociimodeleaza mesajul
-furnizor de reactiefeedback- 'intelegi ce ti-am spus?'

Ascultarea Eficienta/Effective Listening
Receptorul ar trebui sa decodeze mesajul cu grija siatentie, confirmind intelegerea acestuia. Aceasta includeurmarirea atenta a vorbitorului, observarea gesturilor siexpresiilor faciale, putina ratiune si analiza inainte de avorbi, punerea de intrebari, repetarea si furnizarea defeedback.
Feedback-'Nu sunt sigur ca am inteles, puteti repeta?'
Ascultarea activa/Active Listening- Receptorulconfirma,participa interactiv.
Paralingual

Tehnologii de Comunicare/Communications TECHNOLOGY-fata in fata
-telefonic
-email
-intruniri

Planificarea comunicarii implica rezolvarea unor chestiuni legate de:
-alegerea modului de comunicare
-necesitatea de a avea un contact direct sau nu cuinterlocutorul
-alegerea mijlocului de corespondenta sau optiunea unuicontact personal

Metode de comunicare/Communication methods- in vedereaobtinerii unei comunicari clare,concise, project managerultrebuie sa foloseasca aparatul de comunicare intr-o manierastructurata, selectind forma de comunicare care se preteazacel mai bine situatiei. Comunicarea aparein interiorul citsi in exteriorul echipei de proiect, atit vertical cit siorizontal in cadrul organizatiei. In fiecare instanta decomunicare se alege daca va fi facuta comunicarea formalsau informal, scris sau verbal.
Chestiuni legate de metodele de comunicare vor fi lesnerezolvate daca se va intelege urmatoarea reprezentare

Metoda de comunicare - scris/formal- aplicata la planuri,comunicare la distanta, problemele complexe, cartaproiectului
Metoda de comunicare - verbal/formal-prezentari,cuvintari
Metoda de comunicare - scris/informal-memo, mail,note
Metoda de comunicare - verbal/informal-intruniri,conversatie

Controlul Comunicarii/Control of Communications
Se poate controla deplin procesul comunicarii in cadrulprocesului? Nu
Ar trebui project managerul sa controleze comunicarea?Intrun fel.
Ce procent din timpul project managerul e consumat incomunicare?90%

Intrunirile/Meetings - Project managerul are de participatla mai multe tipuri de intruniri, sedinte,intilniri,problemele apar de pe urma ineficienei intrunirilor.

Iata citeva repere de urmat in cazul derularii sedintelor:

-stabilti o limita de timp si mentineti-o
-planificati in avans sedintele
-folositi moderat posibilitatile de intilnire,coonsultaresi de sedinta
-fiecare intrunire trebuie sa aiba un obiectiv
-foloseste un planificator prestabilit al intrunirii
-distribuire planificatorul inaintea intilnirii-mentine intrunirea intre limitele agendei/planificator
-ofera posibilitatea participantilor de a isi cunoaste inprealabil responsabilitatile
-aduna la intrunire pe cei necesari si potriviti saparticipe
-prezideaza intrunirea dupa un set de reguli prestabilite
-desemneaza rezultatelor urmarite limite de timp
-tine evidenta derularii sedintelor si redacteaza apoipublica minuta sedintei.

Canale de Comunicare/Communication Channels
Canalele de comunicare se calculeaza dupa formula:(N(N-1))/2

Planul de managementul comunicarii/Communications ManagementPlan-Rezultatul planificarii comunicarii consta tocmai dinplanul de management al comunicarii, deoarece majoritatea comunicatiilor sunt complexe in cadrul proiectelor, planul de management al comunicarii/comunicatiilor trebuie sa fie scris. Acesta se va adresa necesitatilor de comunicare si informare a participantilor la proiect(stakeholders), planul de management al comunicarii devine parte din planul de management al proiectului.
Zona unde apar probleme legate de comunicare reprezinta zona unde ca manager de proiect nu va faceti simtita prezenta suficient.

Ce informatii si documente sunt necesare spre a fi comunicate in cadrul proiectului?
-Project Charter/carta proiectului
-Project management plan/planul de management al proiectului
-Impacts of other projects/impactul altor proiecte
-how this project impacts other projects/modul cum actualul proiect va avea impact asupra altor proiecte
-WBS
-When resources will be needed/cind vor fi necesare resursele
-Meeting schedule/planificatorul intrunirilor de proiect-Work Assignments/planificatorul efortului ce trebuieintreprins
-status
-New risks uncovered/ noile riscuri neacoperite
-incertitudini/uncertainities
-problems/probleme
-successes/realizari, succese
-Changes to project scope and product scope/ schimbari in intinderea/anvergura proiectului si anvergura produsului
-Updated project management plan or components of project management plan/Actualizari ale planului de management deproiect sau componentelor
-Upcoming work/efortul ce urmeaza a fi depus
-Delays/intirzierile
-Performance reports/Raportari ale evolutiei proiectului
-Lessons learned/Lectiile, experienta acumulata
-Issues logs/
-Configuration management issues/configuratia chestiunilor de management
-Types of email to be sent to each stakeholder/
-Contact information to each stakeholder/
-Methods of updating the communications management plan/metoda de actualizare a planului de management a comunicarii.