Roluri si Responsabilitati/Roles and Responsibilities

Roluri si Responsabilitati/Roles and Responsibilities
1.Sponsorul Proiectului/Project Sponsor
2.Echipa de Proiect/Project Team
3.Participantii/Stakeholders
4.Managerul functional/Functional Manager
5.Project Manager ul

1.Sponsorul Proiectului/Project Sponsor

A.Inainte sau in timpul initierii proiectului:
-are asteptari care trebuie indeplinite
-este un participant la proiect
-asigura de regula fondurile proiectului
-furnizeaza si informatia necesara elaborarii anvergurii proiectului
-poate impune bornele kilometrice,evenimentele cheie, fazele si data de finalizare
-participa la elaborarea cartii proiectului
-confera autoritatea project managerului in conformitate cu carta proiectului
-participa la organizarea unor proiecte similare
-stabileste prioritatile proiectului
-sustine finalizarea cerintelor si acoperirii anvergurii proiectului prin implicarea participantilor
B.In timpul planificarii;
-asigura echipei de proiect timpul necesar planificarii
-poate revizui diagrama WBS
-furnizeaza liste de riscuri pentru a fi cunoscute inainte de derularea proiectului
-furnizeaza judecati de expert
-stabileste ce e necesar ca sa poata supraveghea derularea proiectului
-aproba planul final al proiectului
C.In timpul executarii proiectului cit si in timpul monitorizarii si controlului:
-aproba schimbarile din carta de proiect
-protejeaza proiectul de influente exterioare cit si de schimbarile exterioare
-impune si sustine politicile de calitate
-furnizeaza judecata de expert
-rezolva conflicte care se extind peste aria de control a project managerului
-poate determina nivelul si modul de sustinere a calitatii
-clarifica chestiunile legate de intinderea proiectului.
D.In timpul finalizarii proiectului:
-asigura acceptarea formalaa rezultatelor(in cazul in care e client sau beneficiar)
-sprijina colectarea de informatii istorice, tinind evidenta si a proceselor trecute.

2.Echipa de Proiect/Project Team poate ajuta la:
-identificarea si implicarea participantilor la proiect.
-executia planului de proiect in vederea realizarii activitatilot stabilite in WBS
-participa la sedintele de proiect
-cresterea si imbunatatirea perfromantelor activitatilor de proiect
-va respecta planurile de comunicare si de management al calitati produsului.
-va intari reguliel de baza din cadrul activitatilor de proiect.

Functie de dimensiunea si complexitatea proiectului, rolul echipei de proiect poate fi si acela de a ajuta project managerul la:
-definirea produsului proiectului
-identificarea si analizei constringerilor
-definirea specificatiilor/cerintelor
-determinarea si definirea calitatii cit si a modalitatilor de realizare
-identificarea dependentelor si crearea diagramei retea
-realizarea estimarilor de timp si de cost
-identificarea riscurilor
-realizarea analizei cantitative si calitative de risc si a planificarii de raspuns la risc
-determinarearezervelor de timp si de cost
-evaluarea evolutiei proiectului
-determinarea necesarului de actiuni corective
-selectarea proceselor corespunzatoare derularii proiectului

3.Participantii/Stakeholders- poate fi considerat participant la proiect acea persoana care orin activitatile intreprinse va influenta pozitiv sau negativ proiectul.
Participantii :
-pot fi implicati in crearea cartei proiectului cit si a preliminarilor prin care se stabileste anvergura proiectului.
-sunt implicati in:
--elaborarea planului managementului de proiect
--aprobarea schimbarilor din cadrulproiectului
--verifcarea anvergurii proiectului
--indetificarea constringerilor
--managementul riscului

4.Managerul functional/Functional Manager-administreaza resursele specifice ale unui anumit domeniu departamental din organizatie si de regula coordoneaza eforturile unui departament functional implicat in proiect(IT,PR,marketing etc), gradul de implicare fiind stabilit functie d tipul formei de structura organizationala.

Astfel se poate intimpla ca Managerul functional sa :
-insarcineze persoane anume in vederea negocierii cu project managerul pentru anumite resurse necesare derularii proiectului.
-va incunostiina project managerul despre impactul si influentele altor proiecte
-participa la planificare initiala pina se realizeaza in detaliu diagrama WBS
-recomanda actiuni corective-aproba formulele finale de plande proiect in timpul planificarii
-asista echipa de proiect in vederea rezolvarii problemelor care pot aparea.

5.Project Manager ul- e responsabil pentru managementul proiectului in vederea atingerii obiectivelor acestuia.

Nivelul de autoritate al project managerului difera de la organizatie la alta:
-ii este insarcinat proiectul dar nu mai tirziu de faza de initiere.
-va fi responsabil de managemnetulproiectului dar nu neaparat si al resurselor acestora.
-nu e necesar sa fie un expert tehnic.
-conduce si dirijeaza eforturile de planificare a proiectului.
-trebuie sa realizeze ca un planificator nerealist cade in responsabilitatea sa si trebuie sa stie cum sa iasa din asemenea situatii.
-intelege si intareste responsabilitatea profesionala si sociala.
-determina si asigura nivelurile cerute de calitate.
-asista echipa si ceilalti participanti in timpul executiei proiectului.
-creaza un sistem de control a schimbarii
-mentine controlul proiectului prin evaluarea rezultatelor, determinind actiunile care pot fi necesare, recomandind actiunile corective, actiunile preventive si reparaea defectelor.
-trebuie sa aiba autoritatea si capacitatea necesare finalizarii muncii de proiect.
-trebuie sa stie sa spuna 'NU' cind e necesar.
-este singura persoana care poate integra componentele proiectului intr un tot coeziv si pe masura cerintelor clientilor.
-majoritatea timpului e 'proactiv' decit 'reactiv'.
-este pregatit pentru eventualul esec al proiectului.
-intrerpinde sau deleaga majoritatea activitatilor

Responsabilitatile HR ale managerului de proiect:
-creaza un director al echipei de proiect.
-negociaza cu managerii de resurse cele mai bune resurse disponibile.
-creaza fisele de post pentru participanti si membrii echipei.
-intelege necesitatile membrilor echipei legate de pregatire si informare in contextul proiectului.
-creaza un plan formal de 'staffing', distribuind rolurile fiecarui membru din echipa.
-se asigura ca membrii echipei au tot ce le trebuie pentru derularea actvitatilr de proiect.
-construieste un sistem de recunoastere performantei muncii si recompensei.
-insereaza in registrele companiei mentiuni despre performanta membrilor echipei.