finalizarea contractului - managementul achizitiilor (procurement management)

Finalizarea contractului este realizata cind:
-Cind contractul se finalizeaza, se termina.
-Cind contractul este terminat dar munca/efortul continua.

Toate contractele trebuie finalizate, inchiderea acestora ca proces oferind valoare activitatilor organizatiei cit si beneficiarilor si nu trebuie evitata in nici o imprejurare.
Finalizarea contractelor poate fi facuta inainte de finalizarea proiectului, de aceea la sfirsitul proiectului, project managerul realizeaza un audit de achizitie pentru fiecare contract in parte si il va considera finalizat atunci cind se fa incheia proiectul in sine.
Finalizarea contractului se mai poate face administrativ pentru fiecare faza a proiectului cit si la finalul proiectului ca parte intreaga. Finalizarea contractului se face numai atunci cind acesta expira.
Finalizarile de tip 'administrativ' folosesc precedentele, lectiile invatate iar contractul spre a fi finalizat, foloseste inchiderea bazata pe 'auditul de achizitie'.

Inchiderea contractelor necesita tinerea stricta a evidentelor si e realizata administrativ mai mult cu scopul ca ambele parti sa aiba parte de protectia oferita de legislatie.
Finalizarea contractelor presupune:
Verificarea produsului - Verificarea produslui consta in controlul tuturor operatiunilor si elementelor care trebuie finalizate corect si satisfacator. Este produsul din contractul finalizat acelasi cu ceea ce a fost solicitat prin proiect? Intimpina nevoile clientilor produsul din contract?
Finalizarea financiara a contractului - Realizarea platilor finale si mentinerea evidentelor.
Actualizarea evidentelor in sistemul de management al evidentelor.
Raportarea Finala a activitatii ca urmarea a inchiderii contractului-Analiza si evidenta asupra gradului de performanta decurs si a eficientei activitatilor ca urmare a finalizarii contractului.
Arhivarea contractului - Organizarea documentelor contractului dupa sistemul dosarelor, mentinerea unui sistem de evidenta si inregistrare, folosirea unui sistem de codare, cu evidente istorice si elemenete anexa utile in cazul nefinalziarii contractului sau a unor intimpinari de natura juridica si financiara.
Un asemenea dosar tip ar contine:
-Contractul
- Schimbarile(aprobate sau respinse)
-adresele de la furnizor
-rapoartele care consemneaza nivelul prestatiei furnizorului
-informatia de natura financiara
-rezultatele inspectiilor
-concluziile, lectiile invatate
Auditul de Achizitie - Este o trecere in revista structurata a procesului de achizitie, negindind la acesta ca la un audit de analiza costurilor, ci mai decgraba a experientelor acumulate care au valoare in viitor, cu ocazia unor alte achizitii. E posibili ca chiar furnizorul sa fie implicat in realizarea unor astfel de auditari.
Lectii invatate - vor reflecta modul de lucru cu furnizorul.
Factori suplimentari
-organizarea evidentelor si arhivarea tuturor documentelor.
-crearea si stabilirea unor documente legale care vor insoti contractele.
Acceptarea formala si Finalizarea apare de regula cind actele sunt semnate si produsul furnizat e conform cerintelor clientului beneficiar
Terminarea practic in mod automat pune proiectul in starea de finalizare.